Właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek złożyć deklarację, która odnosi się do wszystkich istniejących i przyszłych urządzeń generujących ciepło oraz palników z mocą nominalną nie większą niż 1 MW. Deklaracja jest dokumentem formalnym, informującym o charakterze i specyfikacji źródeł ciepła wykorzystywanych w danym budynku.
Istnieje możliwość złożenia deklaracji elektroniczne. Wymagane jest wtedy posiadanie profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Alternatywnie, deklarację można złożyć w formie papierowej bezpośrednio w Urzędzie Miasta Włocławek. Przyjmowanie tego typu dokumentów odbywa się w dwóch lokalizacjach: Biuro Obsługi Mieszkańca przy Zielonym Rynku 11/13 oraz Wydział Środowiska, mieszczący się przy ulicy 3 Maja 22.
Kolejną opcją jest wysłanie deklaracji pocztą tradycyjną na adres Urzędu Miasta Włocławek – Zielony Rynek 11/13, kod pocztowy: 87-800 Włocławek.
Terminy składania deklaracji są zróżnicowane. Jeżeli budynek już istnieje i deklaracja wcześniej nie była składana, to powinna być złożona jak najszybciej. Jeśli natomiast mówimy o nowo powstałym obiekcie, deklarację należy dostarczyć w ciągu 14 dni od momentu uruchomienia nowego źródła ciepła lub spalania paliw.
Ważne jest podkreślenie, że obowiązek składania deklaracji jest ciągły. Jednorazowe jej wypełnienie nie oznacza końca tego obowiązku. Każda instalacja nowego źródła ciepła lub zmiana dotychczasowego systemu ogrzewania wymaga złożenia nowej deklaracji. Deklarację należy więc składać za każdym razem, gdy dokonuje się takich zmian.